Antes de Oficina IA
Cada vez que un técnico termina una intervención, envía un mensaje a Administración. Y ese mensaje no termina ahí: hay que convertirlo en información útil para gestionar el servicio y comunicarlo al cliente.
Para cada intervención, Administración tiene que:
- interpretar qué problema encontró el técnico;
- identificar qué hizo;
- comprobar cómo quedó el servicio;
- revisar si falta algún dato;
- volver a preguntar al técnico cuando algo no está claro;
- detectar incidencias o actuaciones adicionales;
- registrar la intervención;
- preparar el informe para el cliente;
- revisar la información antes de enviarla.
Repetido varias veces al día y con cinco técnicos, este proceso genera una carga administrativa constante.
Qué hace Oficina IA
Oficina IA se sitúa entre el mensaje del técnico y Administración y asume gran parte de ese trabajo repetitivo.
Para cada intervención:
- recibe el mensaje del técnico;
- extrae y ordena la información;
- comprueba los datos necesarios: problema, actuación realizada, resultado, hora y observaciones;
- detecta si falta información o existe alguna contradicción;
- solicita una aclaración cuando no puede determinar con seguridad qué ocurrió;
- identifica si aparece una nueva necesidad;
- prepara el registro de la intervención;
- prepara el informe editable para el cliente.
No inventa datos ni completa huecos por deducción. Si la información no es suficiente, se detiene y pide una aclaración.
La IA organiza, comprueba y prepara. Administración revisa y decide.
¿Querés ver los resultado?
Partimos de un mensaje del técnico y terminamos con documentación preparada para que Administración la revise.
Un mensaje. Dos situaciones diferentes.
En Cafetería Central, el técnico acudió porque la puerta del almacén no cerraba correctamente. Después de ajustar las bisagras y comprobar el cierre, la intervención quedó resuelta.
Durante la misma visita también apareció otra necesidad: la persiana de entrada se atasca.
Oficina IA mantiene ambas situaciones separadas:
Puerta del almacén → intervención resuelta.
Persiana → nueva necesidad.
La segunda no se convierte automáticamente en otro servicio. Solo lo será si posteriormente el cliente decide realizar esa intervención.
¿Qué instrucciones recibe Oficina IA?
El resultado no depende simplemente de pedirle a una IA que “ordene un mensaje”. El proceso necesita reglas claras sobre qué información debe buscar, qué puede hacer y, sobre todo, qué no debe inventar.
Ver prompt resumido
Actúa como apoyo de oficina para MantenSur Servicios Integrales.
Tu tarea es organizar el mensaje que envía un técnico al terminar una intervención.
Comprueba siempre:
- Problema
- Qué hizo
- Cómo queda
- Hora de finalización
- Observaciones
No inventes datos.
No completes huecos por deducción.
No afirmes que algo está resuelto si el mensaje no lo dice con claridad.
Si falta información o existe una contradicción, solicita una aclaración antes de continuar.
Cuando la información esté completa:
1. prepara los datos para el registro de intervenciones;
2. identifica si existe una nueva necesidad;
3. prepara el informe editable para el cliente.Este prompt es una versión resumida del utilizado para probar el caso.
No basta con que funcione una vez
Oficina IA se probó con 20 intervenciones simuladas que incluyen servicios resueltos y pendientes, datos ausentes, mensajes ambiguos o contradictorios y nuevas necesidades.
La prueba buscaba comprobar que el sistema supiera cuándo podía continuar y cuándo debía detenerse para pedir más información.
De este caso a una empresa real
MantenSur es el escenario utilizado para diseñar y probar el proceso, pero la lógica puede adaptarse a otras pymes que gestionan información repetitiva procedente de técnicos, comerciales, personal de campo u otros equipos.
En una implantación real, la tecnología dependería de las herramientas que ya utilice cada empresa.
Primero se identifica el proceso repetitivo. Después se diseña el flujo y se elige la tecnología adecuada.
Herramientas: ChatGPT · Excel · Word · WhatsApp Business
Los resultados
1- Registro de intervenciones
El registro deja organizada la información de cada servicio: qué problema había, qué se hizo, cómo quedó y si existe alguna actuación adicional pendiente. Si aparece una nueva necesidad, queda registrada sin convertirse automáticamente en un nuevo servicio.
2- Informe para el cliente
Con los mismos datos, Oficina IA prepara un informe editable con la plantilla de MantenSur Servicios Integrales. Administración lo revisa, realiza los ajustes que considere necesarios y puede exportarlo a PDF antes de enviarlo al cliente.
Oficina IA nace para reducir trabajo administrativo repetitivo sin perder el control humano.